Latar Belakang Setiap perusahaan pasti mengharapkan suatu lingkungan kerja yang selalu bersih, rapi, dan masing-masing orang mempunyai konsistensi dan disiplin diri, sehingga mampu mendukung terciptanya tingkat efisiensi
dan produktifitas yang tinggi di perusahaan.
Namun pada kenyataannya kondisi ini sulit terjadi di setiap perusahaan. Banyak perusahaan yang
seringkali mengeluh begitu sulitnya dan banyak membuang waktu hanya untuk mencari data dan atau sarana yang lupa penempatannya. Tidak hanya itu, seringkalinya kita kurang nyaman dengan kondisi berkas kerja yang berantakan dan tidak jarang memicu kondisi emosional kita Beberapa permasalahan tersebut diatas dapat kita atasi dengan
melakukan penerapan program 5 R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin) yang merupakan adaptasi program 5S (Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, dan Shitsuke) yang dikembangkan di Jepang dan sudah digunakan oleh banyak
Negara di seluruh penjuru dunia.
Ini merupakan suatu metode sederhana untuk melakukan penataan dan pembersihan tempat kerja yang dikembangkan
dan diterapkan di Jepang 5R merupakan budaya tentang bagaimana seseorang memperlakukan tempat kerjanya secara benar. Bila tempat kerja tertata rapi, bersih dan tertib, maka kemudahan bekerja perorangan dapat
diciptakan dan dengan demikian 4 bidang sasaran pokok industri, yaitu
efisiensi, produktifitas, kualitas dan keselamatan kerja dapat lebih
mudah dicapai. Oleh karena itu ada beberapa hal yang diharapkan dari pelatihan ini:
- Peserta diharapkan mampu mengerti arti dari 5 R
- Peserta mampu memahami manfaat dari penerapan 5 R
- Peserta mampu memahami langkah-langkah dalam menerapkan 5 R
Dengan pemahaman akan kemampuan diatas semoga dapat menjadi langkah
awal dalam proses penerapan 5 R di dalam lingkungan pabrik dan
mempermudah cara maupun kinerja karyawan dalam proses yang ada dalam
industri pangan Ringkas Prinsip ringkas adalah memisahkan segala sesuatu yang diperlukan dan
menyingkirkan yang tidak diperlukan dari tempat kerja. Mengetahui benda
mana yang tidak digunakan, mana yang akan disimpan, serta bagaimana cara
menyimpannya supaya dapat mudah diakses terbukti sangat berguna bagi
perusahaan. Manfaat apa yang didapat dalam penerapan ringkas?
- Mengetahui jumlah fisik barang yang terdapat di lingkungan kerja
Dengan melakukan aktifitas ringkas secara tidak langsung seseorang
atau karyawan akan selalu melakukan cek dan ricek akan barang-barang
yang ada di lingkungan kerja. Hal ini juga dapat digunakan sebagai acuan
dalam permintaan barang dan meminimalisir kehilangan atau kerusakan
akan suatu barang.
- Tidak ada barang yang berlebihan di tempat kerja
Pemilahan terhadap barang yang diperlukan dan tidak diperlukan dapat
menimbulkan dampak positif bagi karyawan di lingkungan kerjanya dimana
seseorang rutin melakukan pemilahan dan tidak adanya penumpukan barang
yang tidak diperlukan lagi di area kerja Bagaimana standart ringkas dapat terjaga?
- Pastikan barang-barang yang terdapat di area kerja
Sebelum karyawan melakukan aktifitas pemilahan alangkah baiknya
karyawan dapat membuat daftar nama barang yang terdapat di area kerja.
Hal ini dimaksudkan agar karyawan mengerti barang-barang yang ada
beserta jumlahnya
- Penetapan kategori dengan menggunakan tanda
Tanda dapat digunakan untuk mempermudah karyawan dalam melakukan
pemilahan. Misalnya menggunakan tanda merah untuk barang yang tidak
diperlukan, menggunakan hijau untuk barang-barang yang masih diperlukan
- Penjadwalan aktifitas ringkas
Rutin melakukan aktifitas ringkas dapat memudahkan karyawan dalam
melakukan pemilahan secara tidak langsung juga akan mendorong karyawan
dalam berpartisipasi mendukung aktifitas ini. Langkah mudah dalam menerapkan ringkas
- Daftar barang dan jumlahnya
Karyawan memastikan ketersediaan barang-barang yang terdapat di area
kerja. Hal tersebut dimaksudkan agar karyawan ikut menjaga atau peduli
terhadap barang-barang yang ada di area kerja. Selain itu karyawan dapat
mengetahui stock dan memiliki perencanaan dalam pengajuan permintaan
terhadap barang yang dapat membantu proses kerja
- Pemberian tanda khusus dengan kriteria pemilahan
Tanda yang dimaksudkan adalah dengan dua kategori diperlukan dan
tidak diperlukan. Untuk barang-barang yang diperlukan diberi tanda warna
hijau dan untuk barang-barang yang tidak diperlukan diberi tanda merah.
Barang yang telah diberi tanda merah dapat disingkirkan atau
dimusnahkan, sedangkan barang dengan tanda hijau dapat disimpan pada
tempat yang telah disediakan.
- Pembuatan jadwal ringkas
Jadwal rutinitas ringkas membuat karyawan berpartisipasi di
lingkungan kerjanya serta menjadikan karyawan lebih peduli tempat kerja. InstruksiTrainer memberikan intruksi kepada peserta untuk melakukan
ringkas atau mendata barang yang diperlukan untuk alat tulis (5 Menit)Barang yang diberikan :Koran, teh, gula, pensil, pulpen, obeng, baut, kertas A4, gunting, gergaji, lem kertas, kabel gulungKunci Trainer :Pensil, pulpen, kertas A4, gunting, lem kertas,Rapi Prinsip rapi adalah menyimpan barang sesuai dengan tempatnya.
Kerapian adalah hal mengenai sebagaimana cepat kita meletakkan barang
dan mendapatkannya kembali pada saat diperlukan dengan mudah. Perusahaan
tidak boleh asal-asalan dalam memutuskan dimana benda-benda harus
diletakkan untuk mempercepat waktu dalam memperoleh barang tersebut. Manfaat apa yang diperoleh dalam penerapan rapi?
- Lingkungan kerja menjadi tertata
Sebagai industri pangan sangat diperlukan lingkungan yang tertata hal
ini membuat lingkungan menjadi lebih indah dilihat dan menimbulkan rasa
nyaman bagi karyawan yang terdapat di dalamnya.
- Terciptanya kemudahan, kecepatan, dan ketepatan pengambilan barang ketika diperlukan
Dengan adanya pemberian label pada masing-masing alat maupun lokasi
memudahkan seseorang dalam mengenali dan mempermudah dalam mencari
apabila barang tersebut diperlukan dalam proses kerja. Standart yang mesti dijaga dalam penerapan rapi
- Layout
Hal ini dimaksudkan agar mempermudah seseorang dalam merencanakan penempatan barang yang ada di lingkungan kerja
- Label
Pemberian label-label terhadap barang-barang yang digunakan dalam
proses kerja. Hal tersebut memberikan manfaat terhadap karyawan untuk
mengenali dan mempermudah dalam mencari sebuah barang yang akan
digunakan.
- Garis-garis batas
Adanya garis batas di tempat kerja agar barang-barang yang ada tidak
berpindah tempat serta membuat semua karyawan yang ada di tempat kerja
menjadi taat akan aturan rapi Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam menerapkan rapi
- Melakukan pembuatan desaign layout ruangan atau tempat kerja
Sebelum membuat label hal yang paling mendasar dari rapi adalah
layout. Ini dimaksudkan agar kita dapat memanfaatkan ruang yang ada
sesuai dengan kapasitasnya. Dalam pembuatan layout sangat diperlukan
perhitungan jumlah barang dengan kapasitas ruangan
- Pemberian label terhadap semua barang yang ada di tempat kerja
Pada setiap barang yang ada dalam tempat kerja wajib diberikan
penanda untuk mempermudah karyawan mengenali barang-barang di tempat
kerja. Label-label yang digunakan boleh hanya dengan tulisan maupun
dengan pemberian warna-warna khusus untuk mengingatkan setiap karyawan
akan keberadaan sebuah barang.
- Membuat garis batas di tempat kerja
Garis-garis dibuat dengan menyesuaikan layout yang telah digambar.
Pembuatan garis dapat dengan menggunakan cat atau stiker warna. Dengan
adanya garis-garis pembatas diharapkan karyawan pada tempat kerja
tersebut mematuhi aturan rapi dan tidak sembarang dalam menempatkan
barang Tugas RapiTrainer memberikan instruksi kepada peserta untuk mengelompokkan
benda-benda sesuai dengan fungsinya untuk kebersihan, makan, dan alat
tulis (7 Menit)Sapu,piring, pengki/serokan, gunting, pulpen, pel, sendok, garpu, buku, penggaris, pensil, ember, gelas, tissue, kemoceng.Kunci trainerKelompok alat kebersihan Kelompok alat makan Kelompok alat tulis
- Sapu 1. Piring 1. Pulpen
- Pel 2. Sendok 2. Penggaris
- Ember 3. Garpu 3. Pensil
- Pengki/serokan 4. Gelas 4. Buku
- Kemoceng 5. Tisue 5. Gunting
Resik Prinsip resik adalah membersihkan tempat/ lingkungan kerja, mesin/
peralatan, dan barang-barang agar tidak terdapat debu, kotoran dan bau.
Kebersihan harus dilaksanakan dan dibiasakan oleh setiap orang mulai
dari pimpinan hingga pelaksana/ operator yang ada. Manfaat apa yang dapat diperoleh ketika menerapkan resik?
- Menciptakan lingkungan yang bersih
Dengan adanya kegiatan pembersihan yang rutin dapat menciptakan
tempat kerja bebas dari debu, kotoran dan bau. Lingkungan juga dapat
terbebas dari sumber-sumber penyakit atau virus yang dibawa kotoran.
- Menghindarkan produk dari kontaminasi
Di industry pangan debu, kotoran dan bau merupakan isu utama dalam
pencemaran pangan. Ketika lingkungan sudah menjadi bersih diharapkan
sudah dapat meminimalisir atau menghilangkan sumber kontaminasi pangan.
- Menumbuhkan rasa nyaman untuk pekerja
Jika lingkungan kerja bersih dapat menumbuhkan rasa nyaman karyawan
yang ada di dalammnya. Selain itu juga dapat meminimalisir stress
dikarenakan penumpukan kotoran yang ada di sekitar lingkungan pekerja Standart yang harus dijaga dalam menerapkan resik
- Alat kebersihan terpenuhi
Alat-alat kebersihan yang ada di lingkungan kerja baiknya dapat terpenuhi sesuai dengan kebutuhan atau fungsinya Alat-alat kebersihan sesuai tempatnya (yang boleh dan yang tidak boleh di tempat tertentu)
- Penanggung jawab
Dengan adanya penanggung jawab membuat karyawan menjadi berkomitmen terhadap apa yang ditugaskan (khususnya kegiatan resik).
- Kegiatan resik terjadwal
Jadwal tentang kegiatan resik sebagai bentuk pengingat karyawan dalam
melaksanakan tugas dan menumbuhkan kepedulian karyawan terhadap
kebersihan lingkungan kerja. Langkah mudah dalam menerapkan resik di lingkungan kerja
- Membuat list daftar alat kebersihan
Langkah pertama dalam melakukan aktifitas resik adalah mencatat semua
kebutuhan alat-alat kebersihan yang dapat digunakan di lingkungan
kerja. Hal ini dimaksudkan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan
aktifitas kebersihan dan alat-alat kebersihan yang digunakan menjadi
lebih efektif.
- Adanya penanggung jawab kebersihan
Menunjuk salah satu karyawan yang ada di lingkungan kerja untuk
menjadi penanggung jawab kebersihan. Tugas penanggung jawab kebersihan
adalah sebagai penghubung atau sebagai fasilitator untuk menyampaikan
aktifitas kebersihan yang sudah dilakukan dan mengevaluasi bagaimana
kebersihan di lingkungan kerja.
- Pembuatan jadwal kebersihan
Jadwal kebersihan dapat dibuat dengan menyesuaikan jumlah orang yang
ada di lingkungan kerja. Pembagian jadwal kebersihan dimaksudkan sebagai
alat control terhadap kebersihan ruangan. Pelaksanaan jadwal kebersihan
dapat dibuat dengan mempertimbagkan kapan harus dibersihkan, bagaimana
proses pembersihan. Latihan resikSimulasi penerapan standar resik(mengangkat tangan-meletakan pada kursi/meja, melihat ke lantai, mencium aroma dengan jarak 1 meter)
- Buatlah jadwal kebersihan dengan jumlah 10 pekerja dan 6 hari kerja!
Rawat Prinsip rawat adalah mempertahankan hasil yang telah dicapai pada
(Ringkas, Rapi, Resik) sebelumnya dengan membakukannya (Standarisasi).
Prinsip ini dapat berjalan apabila dilaksanakan oleh semua karyawan yang
ada di lingkungan kerja. Manfaat dari penerapan rawat di lingkungan kerja
- Peralatan menjadi berumur lebih lama
Dengan merawat karyawan akan dibiasakan untuk peduli pada
peralatan-peralatan yang ada di lingkungan kerja. Hal ini dapat
menjadikan peralatan yang dipakai menjadi awet dan lama umurnya.
- Ujung-ujungnya perusahaan dapat berkompetisi dengan perusahaan lain
Peralatan-peralatan atau mesin-mesin yang senantiasa dilakukan
perawatan tentunya membuat peralatan tersebut awet atau tidak mudah
rusak. Dengan peralatan yang tidak mudah rusak perusahaan dapat
menghemat pengeluaran yang ada, dan pada akhirnya dana yang digunakan
untuk perbaikan dapat digunakan dalam mengembangkan produk yang
dihasilkan Standarisasi yang dapat dijaga untuk aktifitas rawat
- Pembakuan atau standarisasi
Pembuatan standarisasi setiap pekerjaan rawat (Ringkas, Rapi, Resik)
membuat para karyawan menjalankan kegiatan-kegiatannya secara seragam
atau terjadi kesamaan antara karyawan yang satu dengan yang lain. Langkah-langkah dalam menerapkan rawat di lingkungan kerja
- Pembuatan standarisasi pekerjaan 3R (Ringkas, Rapi, Resik)
Pekerjaan-pekerjaan yang telah dikerjakan dalam 3R (Ringkas, Rapi,
Resik) dibakukan dalam aturan tertulis (standart operational prosedur).
Dalam membuat standart ditentukan berdasar kesepakatan bersama juga
dengan dicantumkannya hasil-hasil yang telah didapat.
- Mengkomunikasikan standart yang ada kepada karyawan
Langkah berikutnya setelah dibuatkannya standart tentang 3 R
(Ringkas, Rapi, Resik) adalah mengkomunikasikan kepada karyawan yang
bekerja di lingkungan kerja. Bentuk komunikasi dapat berupa aktifitas
training standar 5R, koordinasi di masing-masing bagian saat lentera
hati/ briefing sebelum bekerja, adanya poster atau spanduk di area
kerja. Jawablah pertanyaan berikut ini!
- Buatlah salah satu contoh standart 3R (ringkas, rapi, resik)?
- Bagaimana cara melakukan perawatan terhadap mesin (mesin pada sepeda motor)?
Rajin Prinsip rajin adalah terciptanya kebiasaan pribadi karyawan untuk
menjaga dan meningkatkan apa yang sudah dicapai. Rajin di tempat kerja
berarti pengembangan kebiasaan positif di tempat kerja. Apa yang sudah
baik harus selalu dalam keadaan prima setiap saat. Prinsip rajin di
tempat kerja adalah “lakukan apa yang harus dilakukan dan jangan
melakukan apa yang tidak boleh dilakukan”. Manfaat penerapan rajin
- Pribadi-pribadi yang berdisiplin
Dengan menerapkan prinsip rajin maka dapat menjadikan karyawan
menjadi lebih berdisiplin diri tentang aturan-aturan dalam 5R(ringkas,
rapi, resik, rawat, rajin). Tingkah laku karyawan menjadi lebih terarah
dan menjadikan lingkungan kerja menjadi lebih tertata serta bersih
- Menjadikan 5R (Ringkas, Rapi, Resik, Rawat, Rajin) sebagai budaya
Kebiasaan-kebiasaan yang sudah melekat pada diri karyawan menjadikan
karyawan lebih peduli terhadap lingkungannya. Dengan kepedulian yang ada
dapat membuat karyawan saling mengingatkan antar karyawan untuk
mentaati aturan-aturan yang ada dalam 5 R(ringkas, rapi, resik, rawat,
rajin) Apa yang dapat menjadi standart dalam rajin?
- Komitmen
Penerapan rajin dapat menjadi terhambat apabila tidak ada tindak
lanjut dari managemen. Tindak lanjut ini dapat berupa bentuk teladan
dari atasan untuk bersama-sama melaksanakan standart-standart yang telah
dibuat juga dapat berupa bentuk penghargaan terhadap karyawan yang
menjadi teladan 5R (ringkas, rapi, resik, rawat, rajin) Langkah-langkah yang dapat diterapkan dalam rajin
- Komitmen bersama
5 R (ringkas, rapi, resik, rawat,rajin) dapat berjalan apabila
terdapat komitmen dari masing-masing karyawan dengan mematuhi segala
aturan di lingkungan kerja dan saling mengingatkan apabila terjadi
kesalahan maupun kekurangan dalam penerapannya.
- Teladan atasan
Hal yang paling mendasar dalam penerapan rajin adalah contoh dari
atasan. Ini berdasarkan apa yang dapat dilihat dalam lingkungan dimana
seorang anak balita mampu melakukan pergerakan setelah mendapat contoh
dari orang tuanya. Apabila atasan tidak mampu memberikan contoh yang
baik juga menimbulkan dampak negatif terhadap lingkungan kerjanya. Oleh
karena itu dibutuhkan contoh yang baik dari atasan agar mampu mendorong
karyawan berbuat lebih baik.
- Komunikasi di lingkungan kerja
Adanya bentuk evaluasi kinerja 5R (ringkas, rapi, resik, rawat,
rajin), hal ini sebagai alat kontrol terhadap hambatan dan bentuk
perbaikan. Bentuk evaluasi dapat diadakan setiap minggunya agar lebih
berjalan efektif dan tidak terlalu lama dalam perbaikannya sehingga
lingkungan kerja menjadi tertata, nyaman, dan bersih. Dalam evaluasi
selain bentuk perbaikan juga dapat diberikan bentuk penghargaan terhadap
karyawan maupun lingkungan yang senantiasa menerapkan 5R(ringkas, rapi,
resik, rawat, rajin). Penghargaan tersebut sebagai stimulus karyawan
untuk meningkatkan kinerjanya di lingkungan kerja khususnya dalam
menerapkan 5 R(ringkas, rapi, resik, rawat, rajin) Coba kita kerjakan!
Sebutkan yang belum anda pahami dalam penerapan 5R(ringkas, rapi, resik, rawat, rajin)
sumber : http://kristiandkusuma.wordpress.com
